Guide pratique pour la prise en charge de votre formation par OPCO

Les Opérateurs de Compétences (OPCO) sont un pilier majeur de la formation professionnelle en France. Mis en place en avril 2019 pour simplifier et uniformiser les formalités de financement, ils ont notamment la mission de prendre en charge tout ou partie des coûts des contrats de formation, d’apprentissage et de professionnalisation, selon les niveaux de prise en charge fixés par les branches professionnelles.  

Tous les actifs de 16 ans et plus peuvent en bénéficier, ainsi que les apprentis de plus de 15 ans. Comment décrocher ces subventions et grandir en compétences, qu’on soit une entreprise ou un salarié ? Nos explications complètes.  

1. OPCO : définition  

Organismes agréés par l’Etat, les Opérateurs de Compétences sont au nombre de 11 et sont répartis sur 329 branches professionnelles. Ils mutualisent les cotisations annuelles obligatoires des entreprises (les CUFPA ou contributions uniques à la formation professionnelle et à l’alternance collectées par l’URSAFF) en ventilant les fonds de formation vers les différents secteurs d’activité.  

En finançant les contrats de formation, d’apprentissage et de professionnalisation, ils aident les salariés à construire et à réaliser leur projet professionnel d’une main. De l’autre, ils épaulent financièrement les TPE et PME dans l’identification de leurs besoins de formation initiale et continue.  

Si leur fonctionnement peut sembler labyrinthique, c’est parce que les critères et les niveaux de prise en charge varient en fonction des branches professionnelles. Mais vous y verrez plus clair après avoir balayé les notions principales. 

2. La marche à suivre pour demander le financement d’une formation  

Employeur, vous aurez besoin de trouver l’OPCO dont votre entreprise dépend, puis de faire réaliser un devis par un organisme de formation agréé OPCO. Muni de ces éléments, et des éléments fournis par l’organisme de formation, vous transmettrez le tout pour validation à votre Opérateur de compétences. 

Salarié, vous pouvez engager cette démarche pour votre compte, à savoir obtenir un devis et un programme de formation détaillé auprès d’un organisme de formation OPCO, et soumettre ces éléments à votre employeur pour une prise en charge par le plan de développement de compétence de l’entreprise. 

2.1 Trouver l’OPCO de mon entreprise 

Vous pouvez y parvenir par 3 voies :  

• Par votre code NAF/APE. Entrez votre code postal et votre code NAF dans la recherche avancée mise à disposition par France Compétences. Vous verrez alors s’afficher votre OPCO de rattachement. 
• Par votre Identifiant de Convention Collective (IDDC). Si vous connaissez votre Convention collective, rendez-vous directement sur le site du ministère du Travail, téléchargez la table de correspondance en format Excel, et pointez l’OCPO dont votre convention dépend. Cette liste est mise à jour tous les mois et affiche le détail des IDDC réparties dans les 11 OPCO. 
• Les salariés trouveront généralement l’IDDC sur leur bulletin de paie, ou en se rapprochant de leur service de Ressources Humaines. 

Il ne reste plus à l’employeur qu’à se rendre sur le site de son OPCO de rattachement et à remplir le formulaire d’adhésion qui lui permettra de réaliser ses versements. Ce qui lui permettra par la suite de bénéficier des financements et des autres services auxquels l’OPCO donne accès.  

2.2 Réaliser un devis signé avec un organisme agréé OPCO  

Pour vous assurer que la formation convoitée sera prise en charge, vérifiez que l’organisme de formation que vous avez sélectionné figure sur la liste publique des organismes de formation dûment habilités.  

Vous pourrez ensuite approcher ce prestataire et lui demander un devis ainsi qu’un programme de formation. L’OPCO enverra un accord de prise en charge à l’entreprise et au centre de formation en cas d’acceptation. La formation pourra alors commencer. À l’issue du programme, l’organisme formatrice transmettra les feuilles de présence ainsi que la facture à l’OPCO.

3. Qui a droit au financement OPCO ?   

Les publics habilités à faire financer leur formation professionnelle ou leur apprentissage par l’OPCO sont:  

• les salariés,  
• les indépendants,  
• les demandeurs d’emploi,  
• les fonctionnaires,  
• ainsi que les apprentis à partir de 15 ans et un jour. 

Ils peuvent être ouvriers, employés, agents de maîtrise ou cadres et bénéficieront, à leur initiative ou à celle de leur entreprise, de la prise en charge de tout ou partie des coûts de leur formation. 

4. Toutes les entreprises peuvent-elles en bénéficier ? 

Toutes les entreprises sont rattachées à un OPCO du fait de leur activité principale. L’adhésion, elle, n’est obligatoire qu’à l’embauche du premier salarié. Toutefois, seules les entreprises de moins de 50 salariés peuvent faire financer leur plan de développement de compétences. À ces TPE et PME, l’OPCO propose un soutien personnalisé pour les aider à définir les compétences à développer chez leurs salariés et à mettre en place les projets de formation adéquats. 

Bon à savoir : comme les contributions OPCO sont acquittées chaque année, le budget constitué est valable uniquement pour l’année en cours. Le budget non utilisé est affecté à l’année suivante, sans cumul, en d’autres termes il sera perdu ! 

5. Quelles formations sont financées par les OPCO ? 

Les Opérateurs de Compétences prennent en charge trois catégories d’actions de formation, à savoir : 

• Toute action de formation inscrite dans le Plan de développement des compétences (anciennement « Plan de formation ») des entreprises de moins de 50 salariés 
• Les dispositifs facilitant la reconversion professionnelle et le retour à l’emploi 
• Les contrats de professionnalisation et d’apprentissage 

5.1 Le plan de développement de compétence 

Qu’est-ce que c’est ? Il s’agit de la totalité des formations obligatoires et des formations choisies par l’employeur pour ses collaborateurs. Le plan de développement de compétence couvre la formation, l’apprentissage, mais aussi le bilan de compétences et la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE). 

Pour quel public ? Tous les salariés sont concernés sans condition d’ancienneté et sans distinction de contrat (CDI, CDD, Intérim, contrat d’apprentissage ou de professionnalisation). 

5.2 Le dispositif Pro-A 

Qu’est-ce que c’est ? Derrière ce terme technique, il y a la possibilité pour les salariés de réaliser une reconversion ou une évolution professionnelle. On parle de Reconversion ou PROmotion par Alternance. Comme son nom l’indique c’est un parcours qui permet au bénéficiaire de changer de métier ou de bénéficier d’une promotion professionnelle, sur le principe d’une alternance entre enseignements théoriques et activité professionnelle. 

Pour quel public ? Sont concernés :

• Les salariés en CDI qui n’ont pas atteint un niveau de qualification professionnelle correspondant au grade de licence (Bac+3),
• Les bénéficiaires d’un CUI à durée indéterminée,
• Les sportifs ou entraîneurs professionnels, en CDD, ou placés en activité partielle. 

Le salarié voit sa rémunération maintenue par l’employeur durant toute la période de formation. L’entreprise, quant à elle, peut faire financer une partie des frais liés au tutorat par l’OPCO, dans la limite d’un plafond mensuel et par bénéficiaire, sur 6 mois maximum. 

5.3 La Préparation opérationnelle à l’emploi individuelle (POEI)

Qu’est-ce que c’est ? Il s’agit d’une action de formation préalable à l’embauche qui permet à un demandeur d’emploi d’acquérir les compétences nécessaires au poste à pourvoir. L’entreprise s’engage à recruter le bénéficiaire au sortir de sa période de formation. 

Pour quel public ? Pour les demandeurs d’emploi inscrits à Pôle emploi, qu’ils soient indemnisés ou non, ainsi que les salariés recrutés avec certains contrats¹. Elaborée en tandem par Pôle emploi, l’entreprise et la branche professionnelle, la POEI peut durer jusqu’à 400 heures et doit prévoir une période d’immersion en entreprise. Le demandeur d’emploi endosse le statut de stagiaire de la formation professionnelle et reçoit une rémunération via Pôle emploi (soit l’allocation d’aide au retour à l’emploi-formation (AREF) s’il la percevait la veille de son entrée en stage, soit la rémunération de fin de formation. Au cas où il n’était pas indemnisé, il perçoit la rémunération formation de Pôle emploi (RFPE) ainsi qu’une aide complémentaire pour les transports, l’hébergement et la restauration.  

5.4 La Préparation Opérationnelle à l’Emploi Collective – (POEC) 

Qu’est-ce que c’est ? La POEC permet de former non pas un, mais plusieurs demandeurs d’emploi sur des métiers particulièrement recherchés. Ces métiers en tension peuvent être identifiés par 4 acteurs :  

• Les OPCO,  
• Les branches professionnelles, 
• Et/ou les entreprises,  
• En association avec Pôle Emploi.  

Pour quel public ? Comme la POEI, ce dispositif s’adresse à tous les demandeurs d’emploi inscrits à Pôle emploi, qu’ils soient indemnisés ou non mais aussi aux salariés recrutés avec certains contrats¹. Ces personnes en recherche d’emploi s’approprient ainsi les qualifications nécessaires pour occuper des emplois en difficulté de recrutement. De leur côté, les entreprises ont la possibilité de recruter rapidement des ressources compétentes et opérationnelles. 

Concrètement, le stagiaire perçoit l’allocation d’aide au retour à l’emploi-formation (AREF) ou bien la rémunération de formation (RFPE). Il peut faire la demande de l’aide aux frais associés à la formation, qui lui sera versée sous certaines conditions. 

5.5 Le contrat de professionnalisation 

Qu’est-ce que c’est ? Il s’agit d’un CDI ou d’un CDD conclu dans le cadre de la formation continue. Après une période de 6 ou 12 mois alternant périodes de formation et activité en entreprise, le salarié obtient un titre, un diplôme, un certificat de qualification professionnelle ou autre qualification reconnue par l’Etat ou la branche professionnelle. 

Pour quel public ? Le contrat de professionnalisation est ouvert aux jeunes et aux adultes bénéficiant des minima sociaux : 

• Les jeunes de 16 ans à 26 ans moins un jour qui ont besoin de compléter leur formation initiale, 
• Les demandeurs d’emploi de plus de 26 ans, 
• Les bénéficiaires du Revenu de solidarité active (RSA), de l’Allocation de solidarité spécifique (ASS), de l’Allocation aux adultes handicapés (AAH), 
• Les personnes qui ont bénéficié d’un contrat unique d’insertion (CUI). 

La personne embauchée en contrat de professionnalisation a le statut de salarié et est accompagnée d’un tuteur. Elle est rémunérée en fonction de son âge et de son niveau d’études, et ne peut percevoir moins de 55% du Smic pour les moins de 21 ans, ou 85% après 26 ans.  

L’OPCO finance le contrat de professionnalisation conformément au barème fixé par les branches professionnelles ou par un accord collectif. Pour les entreprises de moins de 50 salariés, la prise en charge peut excéder les montants forfaitaires en fonction de critères établis par le conseil d’administration de l’OPCO. 

5.6 Le Contrat d’apprentissage

 Qu’est-ce que c’est ? Il s’agit d’un contrat de travail conclu entre un employeur et un salarié qui permet à ce dernier d’acquérir ou d’approfondir des connaissances théoriques et pratiques en suivant une formation sur le principe de l’alternance. L’objectif est d’obtenir une certification professionnelle : diplôme d’État du secondaire ou du supérieur ou titre à finalité professionnelle inscrit au répertoire national des certifications professionnelles (RNCP). 

Pour quel public ? Le contrat d’apprentissage est réservé : 

• Aux jeunes de 16 à 29 ans révolus, 
• Aux apprentis qui préparent un diplôme ou titre supérieur à celui déjà obtenu, 
• Aux travailleurs handicapés, sans limite d’âge, 
• Aux créateurs ou repreneurs d’entreprise, 
• Aux sportifs de haut niveau. 

Ce contrat permet au salarié de suivre une formation sur le principe de l’alternance, tout en renforçant les compétences de l’entreprise. Les niveaux de prise en charge des contrats d’apprentissage sont déterminés par les branches professionnelles. 

L’employeur est tenu de désigner un maître d’apprentissage. Pour les entreprises de moins de 11 salariés, l’OPCO prend les frais de tutorat et de formation pédagogique des maîtres d’apprentissage à hauteur d’un maximum de 15 euros par heure, dans la limite de 40 heures. Ces dépenses sont limitées à 230 euros par mois et par salarié pour 12 mois. 

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