« Paradoxalement, c’est dans la croissance et le changement que se trouve la seule vraie sécurité. » Cette réflexion d’Anne Morrow Lindbergh[1] prend tout son sens lorsque vous envisagez de créer ou moderniser le site internet de votre mairie.
Que vous soyez en train de lancer un nouveau projet ou de revoir une plateforme existante, l’objectif reste le même : faciliter l’accès aux services publics et garantir la transparence des informations pour vos citoyens.
Pour cela, votre site doit être :
- Intuitif, pour simplifier les démarches des administrés,
- Conforme aux normes légales : conforme aux normes légales : RGPD[2], pour assurer la protection des données personnelles, et RGAA[3], pour garantir l’accessibilité du site. La mise en conformité RGAA nécessite l’intervention d’un prestataire spécialisé, en complément du prestataire web.
- Facile à maintenir, afin que vos équipes puissent le gérer au quotidien sans difficulté.
Il doit aussi s’adapter aux besoins spécifiques de votre commune, qu’il s’agisse de la prise de rendez-vous en ligne, de la gestion des formulaires administratifs ou du paiement sécurisé.
Dans cet article, nous vous guidons pour choisir le prestataire qui saura garantir la réussite de votre projet numérique, en veillant à ce qu’il améliore la vie quotidienne de vos administrés et réponde aux attentes de votre collectivité.
Définir les objectifs spécifiques d’un site collectivité
Avant de créer ou de moderniser votre site internet, il est essentiel de définir avec précision vos priorités principales. Cela vous aidera à choisir un prestataire qui saura répondre à vos besoins, et à lui transmettre un brief clair et cohérent. Les trois priorités à considérer sont :
☑️La simplification de l’accès aux services publics en adressant les démarches que vos citoyens effectuent souvent. Votre site pourrait intégrer des fonctionnalités permettant de :
- Effectuer des demandes administratives en ligne (documents, réservations, etc.),
- Prendre rendez-vous avec les élus ou services techniques,
- Réduire les files d’attente et offrir des services disponibles 24/7.
☑️ L’amélioration de la transparence et de la communication en facilitant la diffusion régulière d’informations importantes pour vos administrés, telles que :
- Les actualités locales et les décisions du conseil municipal,
- Les budgets et autres documents publics,
- Un accès constant à des données à jour et fiables.
☑️ Développement de l’engagement citoyen. En effet, si votre collectivité souhaite impliquer davantage ses habitants, vous pourriez envisager d’intégrer :
- Des consultations publiques et des sondages,
- Des forums pour encourager le dialogue entre les élus et les citoyens,
- Des outils interactifs pour favoriser la participation active.
En vous concentrant sur ces priorités, vous pourrez identifier un prestataire capable de proposer une solution qui s’aligne parfaitement avec vos attentes. Chaque fonctionnalité du site découlera directement de ces priorités, ce qui garantira une plateforme efficace, adaptée aux besoins de votre collectivité.
Les fonctionnalités indispensables d’un site internet pour votre mairie
Certaines fonctionnalités de votre site sont essentielles pour répondre aux attentes des administrés et faciliter la gestion au sein de la collectivité.
☑️ Module de prise de rendez-vous en ligne :
En permettant aux administrés de réserver un créneau pour rencontrer des élus ou des agents des services publics, vous contribuez à la fluidification de l’accueil en mairie. Les files d’attente s’en retrouveront réduites.
☑️ Formulaires en ligne personnalisés :
Pour les démarches administratives comme les demandes de carte d’identité, les permis de construire ou les inscriptions scolaires, des formulaires en ligne adaptés sont indispensables. Ces outils doivent être conformes aux exigences du RGPD et du RGAA et faciliter le dépôt de documents.
☑️ Portail de paiement en ligne sécurisé :
Que ce soit pour les services périscolaires, les cantines ou les taxes locales, un espace de paiement sécurisé est crucial. Il garantit la protection des données sensibles et assure un service fiable et accessible aux citoyens.
☑️ Agenda interactif :
Un calendrier interactif permet de tenir les citoyens informés des événements municipaux tels que les conseils, les manifestations culturelles ou les marchés. Ce module peut inclure des options d’abonnement ou de notifications pour que chacun soit alerté des événements importants.
☑️ Carte interactive des équipements municipaux :
Une carte dynamique aide les administrés à localiser les infrastructures publiques (écoles, équipements sportifs, services municipaux). Cette fonctionnalité améliore la visibilité des services de proximité et facilite leur accès.
☑️ Accessibilité RGAA :
Pour respecter les normes d’accessibilité conformément aux directives du RGAA, des fonctions clés sont à prioriser, comme l’ajustement du contraste, la compatibilité avec les lecteurs d’écran, et une navigation au clavier fluide.
Pour découvrir les fonctionnalités de base indispensables à tout site web, consultez notre guide : 7 fonctionnalités d’un site web essentielles à votre succès
Prendre en compte les besoins spécifiques de la collectivité
I est essentiel que votre prestataire couvre l’ensemble des besoins spécifiques de votre collectivité. Par exemple, en matière de gestion de crise, le CMS (Content Management System, ou système de gestion de contenu) doit permettre :
- Une publication instantanée des informations urgentes,
- Une interface facile d’utilisation pour des mises à jour rapides.
Votre prestataire doit aussi assurer une gestion multi-utilisateurs avec :
- Des rôles et niveaux d’accès différenciés pour chaque utilisateur (administrateurs, contributeurs),
- Une gestion facile des permissions et des modifications.
En savoir plus sur le CMS le plus utilisé dans le monde : Pourquoi utiliser WordPress ?
Un autre point crucial est l’interopérabilité avec les systèmes existants de la collectivité, tels que :
- Les logiciels d’urbanisme,
- Les systèmes de gestion des infrastructures et des services publics (gestion des déchets, éclairage public, etc.),
- Les portails citoyens pour centraliser les demandes (demandes administratives, réservations d’équipements, signalement d’incidents).
Enfin, la scalabilité du site est un autre critère important. Le prestataire doit être en mesure de créer un site évolutif, capable de s’adapter aux besoins futurs de la collectivité, qu’il s’agisse de nouvelles fonctionnalités ou d’un volume accru de contenus et d’utilisateurs.
Exigences techniques pour un site internet de mairie performant et sécurisé
Privilégiez un hébergement en France pour garantir une meilleure performance et respecter les réglementations locales sur les données personnelles.
Assurez-vous que le prestataire veille à la conformité avec le RGPD. Cela inclut une gestion rigoureuse des cookies et la sécurisation des informations sensibles, comme les paiements et les formulaires. Une politique de confidentialité claire est également indispensable.
Enfin, intégrez des outils d’analyse tels que Google Analytics pour mesurer l’engagement des citoyens et améliorer les services en ligne.
Planifier la maintenance et les mises à jour
Pour garantir la sécurité et la performance de votre site, il est crucial de choisir un prestataire qui offre un service de maintenance régulier. Ce service doit couvrir :
- La gestion des bugs
- Les correctifs de sécurité
- L’optimisation continue des performances
- Les services de sécurité renforcée
Chez Subotaï, nous nous chargeons de l’ensemble de la maintenance, des mises à jour et de l’assistance technique dans le cadre de nos prestations. Cela nous permet de résoudre rapidement les problèmes techniques et de vous offrir un support réactif en cas de besoin.
Pour choisir un prestataire internet pour votre mairie, anticipez les évolutions
Créer ou moderniser le site internet de votre collectivité est une démarche essentielle pour améliorer l’accès aux services publics et assurer la transparence des informations pour vos citoyens. Pour le lancement ou la refonte de votre site, assurez-vous d’obtenir à l’arrivée :
- Un site intuitif, pour simplifier les démarches de vos administrés
- Une conformité aux normes légales (RGPD, RGAA) pour garantir sécurité et accessibilité
- Une facilité de maintenance, permettant une gestion quotidienne fluide
- Des fonctionnalités adaptées aux besoins spécifiques de votre commune, comme la prise de rendez-vous en ligne, la gestion des formulaires administratifs et le paiement sécurisé
Pour obtenir une solution parfaitement adaptée à vos besoins, qu’il s’agisse de moderniser votre site, de le rendre conforme aux exigences réglementaires, ou de trouver une option simple et efficace, contactez-nous dès aujourd’hui. Nous nous engageons à vous fournir un accompagnement sur mesure pour que votre projet se réalise dans les meilleurs délais et avec une qualité irréprochable.
[1] Auteure, aviatrice et épouse de l’aviateur célèbre Charles Lindbergh.
[2] RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) : en vigueur depuis 2018, ce règlement européen encadre la gestion des données personnelles pour garantir la protection de la vie privée.
[3] RGAA (Référentiel Général d’Amélioration de l’Accessibilité) : ce référentiel définit les normes d’accessibilité numérique pour garantir l’accès aux services en ligne aux personnes en situation de handicap.
Choisir le bon prestataire pour la création de votre site internet : FAQ
1. Quels critères finalement doivent guider le choix d’une agence web pour créer mon site internet ?
Pour choisir une agence web, évaluez leur expertise dans la création de sites pour collectivités. Vérifiez leur portfolio pour des projets similaires et assurez-vous qu’ils offrent des solutions personnalisées adaptées à vos besoins spécifiques. L’expérience en développement web, la capacité à intégrer des fonctionnalités spécifiques comme des formulaires administratifs et des outils de gestion de contenu, ainsi que la compétence en référencement naturel (SEO) sont des éléments clés à considérer.
2. Comment évaluer si un prestataire peut répondre aux exigences légales et réglementaires ?
Assurez-vous que le prestataire a une solide expérience en matière de conformité avec les normes comme le RGPD et le RGAA. Demandez des exemples de projets précédents où ils ont intégré des mesures de sécurité et d’accessibilité. Un bon prestataire devra également être capable de vous fournir des solutions qui garantissent la protection des données et l’accessibilité pour tous les utilisateurs.
3. Quelles questions poser pour évaluer les compétences en SEO d’un prestataire ?
Interrogez le prestataire sur leur approche en matière de référencement naturel. Demandez-leur comment ils optimisent le contenu pour les moteurs de recherche, les techniques qu’ils utilisent pour améliorer le classement dans les résultats de recherche, et leur expérience avec des outils comme Google AdWords. Vérifiez également s’ils intègrent des pratiques de SEO dès la phase de conception du site.
4. Comment déterminer si un prestataire propose un hébergement web adapté ?
Vérifiez les options d’hébergement proposées par le prestataire, telles que la sécurité SSL, la gestion du trafic, et le support technique. Assurez-vous que l’hébergement est fiable, avec un bon temps de disponibilité et des performances adéquates pour répondre aux besoins de votre site. Discutez des plans d’hébergement disponibles et des services inclus pour garantir que votre site reste accessible et performant.
5. Quels éléments doivent être inclus dans le contrat avec le prestataire ?
Le contrat devrait clairement stipuler les délais de livraison, les coûts, les fonctionnalités incluses, et les services de maintenance. Assurez-vous que le prestataire offre une formation sur la gestion du contenu et un support technique après la mise en ligne. Vérifiez également les conditions concernant les modifications et les mises à jour futures pour éviter les surprises.
